Es común decir que los administradores de eventos son como cisnes: se pasean por los lugares luciendo calmados y serenos, remando sobre las superficies de eventos para asegurarse que cada aspecto de estos sean los más perfectos posibles. Organizar un evento de beneficencia, de recaudación de fondos, un evento comunitario, una conferencia o una exhibición no es distinto a administrar un pequeño negocio. Requiere un alto nivel de creación de ideas, planificación y administración detallada de diversos aspectos y el uso de habilidades desde ventas y marketing, pasando por la administración financiera y de logística hasta seguridad y salud durante el día. En este sentido, ¿qué es lo que debemos tener en mente para planear un evento perfecto en Cieneguilla o en cualquier otro lugar de Lima?
Tal vez sea algo obvio mencionar este punto, pero como organizadores de eventos, tenemos que preguntarnos por qué estamos preparando un evento en particular. Entre las razones válidas podemos observar la generación ingresos o la mejora de relaciones públicas, el lanzamiento de una nueva campaña, producto o servicio, la promoción de una marca o la enseñanza. Un análisis crítico debe cuestionar lo que el evento ofrecerá que otro tipo de marketing o canal de información no. Al igual que todos los objetivos, asegúrate que todos sean S.M.A.R.T (Específicos, Mensurables, Alcanzables, orientadas a Resultados y con Tiempo determinado).
Una vez que ya realizaste tu estudio de viabilidad y has determinado que un evento en vivo es la mejor forma de invertir el presupuesto que tienes para alcanzar tus metas, necesitas considerar el formato más apropiado. Por ejemplo, si la intención es crear un evento íntimo, de nicho de mercado o público a gran escala. ¿Qué sensación y apariencia quieres crear en el evento? ¿Tienes un tema en particular? De ser así, ¿cómo harás que el lugar, los anfitriones y las ideas lo reflejen? Forma un equipo de trabajo con personas cuyas habilidades aseguren que todos lo elementos, desde la planificación hasta la logística y desde el marketing hasta la administración, sean trabajados correctamente.
Hablando en general, se pueden categorizar los eventos en tres elementos: logística, marketing y contenido. Para que se realice un evento, se necesita un proyecto detallado y un plan financiero, colocando todas las actividades en cronogramas, recursos y responsabilidades. En cuanto a los recursos financieros, te puedes preguntar cuántos asistentes necesitarás para tener un punto de equilibrio y cómo esto afectará al flujo de dinero. También necesitas tener un plan de contingencia y un plan de gestión de riesgo para todos los eventos que realices. Cada plan debe estar adecuado a la situación para cual fue creado. Algunos lugares y autoridades locales puede brindarte algunos consejos, pero si tu evento convocará un gran número de invitados, necesitas invertir en un consultor en seguridad y salud. La coordinación de tiempo es clave. Nunca subestimes el tiempo que toma preparar ciertos elementos de un proyecto ni permitas demoras.
Tal vez esto ocupará el mayor porcentaje de tu presupuesto y requiera que consideres muchas cosas antes de su elección. ¿Es necesario escoger un local específico o puedes considerar espacios neutrales como un depósito o una carpa que pueden funcionar como lienzos en blanco? o ¿tal vez un lugar fuera de lo común como un campo a las afueras de la ciudad? ¿Que tal un local campestre, como las instalaciones de Sauce Alto en Cieneguilla? Una de las cosas que tienes que considerar es el costo y el traslado de los servicios, ¿cuáles son los costos escondidos como los mayordomos, los asistentes de tráfico, los equipos de primeros auxilios, los suministros eléctricos y, lo más importante, el catering? Existen varias agencias de alquiler de locales que pueden ayudarte a encontrar el lugar perfecto y a negociar los mejores precios.
Al igual que el lugar, la contratación de servicios de catering también puede constituir una gran parte del presupuesto… sin mencionar que es el área donde se concentra la mayoría de comentarios y críticas. ¿El lugar brinda los servicios de los meseros o tú puedes llevar los tuyos? Los más probable es que el lugar que alquiles ya cuente con meseros y te verás sujeto a la situación. Pero si alquilas otro tipo de establecimiento como un centro comunitario o una carpa, lo más probable es que tengas que llevar meseros, pero recuerda que tienes que considerarlos en el total de los costos. No solo es la comida, sino también los chefs, los meseros y, por supuesto, el lugar y el equipo de cocina. ¿Cuál es tu presupuesto de comida y vino por persona? ¿Cómo vas manejar las situaciones específicas como dietas especiales? Cómo me gustaría que los días donde los vegetarianos pidan melón como entrada y pasta como plato de fondo pasaran ya. Dependiendo de los fines de ayuda, también deberías considerar la procedencia de los alimentos, en especial si es un evento de beneficencia a favor de los animales o la conservación, donde se deba evitar el foie gras y donde la mayoría de invitados sean vegetarianos y veganos; en cuyos casos tendrás que ser creativo y ético al preparar el menú. No te engañes con un menú y precio estándar. Da a conocer tu presupuesto a la empresa de catering y pregunta por menúes que puedan preparar con base en él.
Tal vez tengas que contratar otros proveedores para el alquiler de muebles, equipos visuales y de sonido, cercos, flores, consultores en seguridad y salud, profesionales en marketing, imprenta, diseñadores, transporte, seguro, baños portátiles, registro y boletería. Siempre es bueno tener un par de cotizaciones por cada servicio, pero aunque tengas el presupuesto más ajustado, no te inclines por la cotización más baja cuando adquieras los servicios de un proveedor nuevo. La clave de un buen servicio es una buena relación y es una buena idea establecer exactamente quién estará a cargo de los servicios dentro del lugar, cada plan de contingencia de los proveedores y a qué hora llegarán al lugar del evento. También habla con tu proveedores sobre el día de pago; ningún organizador de eventos quiere pagar los servicios antes de que los invitados confirmen su asistencia y separen su lugar. Pregúntales si el pago se puede realizar en partes para facilitar el flujo de caja.
No subestimes los plazos de entrega que se requieren para promocionar un evento y cuánto tiempo tomará para que tu mensaje se filtre entre los compradores de entradas. El tipo de evento, el público, los recursos internos y el presupuesto determinará tu enfoque de marketing. Sin embargo, para eventos públicos de largo alcance, es mejor que cuentes con socios en medios de comunicación, junto con profesionales de marketing y de relaciones públicas. Ellos verán esto desde un punto de vista comercial y considerarán las oportunidades que puedes ofrecer y el alcance de audiencia, al igual que los beneficios monetarios que obtendrán.
No hace falta mencionar que las personas son tu mejor recurso para llevar a cabo un buen evento… tu propio equipo, voluntarios, meseros y todos los proveedores. Si se está organizando un evento de beneficencia, es probable que requieras los servicios de voluntarios. Reunir voluntarios debe ser parte de la contratación de trabajadores. Diseña una breve descripción del trabajo, entrevista y organiza una sesión de información. Es muy importante que los integrantes del equipo deban tener una apariencia profesional, al igual que una actitud positiva y una capacidad de pensamiento y acción rápida. Cada invitado que entra en contacto con tu equipo necesita verlos en acción.
El gran día ha llegado. Lo básico es la creación de una planificación de eventos maestra, los pedidos y la sesión de información para cada una de las personas involucradas en el evento, es decir, tu equipo, voluntarios, todos los proveedores, lugar, meseros, seguridad y cualquier otro. Recuerda que la complejidad de los eventos se reflejan en los desafíos que puedas enfrentar durante ellos y es en esos momentos donde se puede ver en acción a un equipo bien capacitado. Asegúrate que todos los miembros de tu equipo sepan la estructura de toma decisiones y lo que deben hacer en caso de emergencia.
Esto debería planearse con anticipación al evento y se debería llevar a cabo inmediatamente después de él para asegurar de que las buenas energías y deseos se capitalicen en un creciente número de negocios. Como el organizador, te sentirás muy feliz (ojalá) del éxito de tu evento y probablemente también te sientas exhausto pero con mucha adrenalina, así que toma tu tiempo revisando el plan del proyecto antes de que este se realice. Imagina cómo se vería un evento perfecto… ¿existen problemas financieros? Si es un evento de beneficencia, entonces es primordial, como parte del seguimiento, que se generen más donadores y que se eleve el número de relaciones a partir de las ya existentes. En conclusión, al tomar en cuenta todos los puntos que se mencionaron líneas arriba, estás asegurando la realización de un evento exitoso. Y recuerda que si buscas locales o casas en Cieneguilla para eventos, las instalaciones de Sauce Alto Resort son más que adecuadas. Contáctanos y te las mostraremos.